こんにちは、11月にPLAIDにデザイナーとして入社した西山 将平（@24sy___）です。
PLAIDではデザインチームに関連した情報をNotionのページにまとめているのですが、入社間もない自分には欲しい情報が探しにくく、新しい情報もどこに追加すれば良いのかが分からない状態で運用されていました。
そこで、「学習の難易度を下げて、簡単に情報を追加でき、欲しい情報を探しやすい状態」を目指して、デザインチームのNotionを使いやすい形にデザインしました。
本記事では、そのプロセスと最終的にどんなNotionページを作ったのかをご紹介します。
元記事：入社1ヶ月でNotionを使いやすい形にデザインした話
まずは、どんな問題があるのか探るためにデザイナーにヒアリングを実施しました。その結果以下のようなことがわかりました。
上記の課題を解決することはもちろんのこと、チームでNotionを上手に活用するには「学習コストを減らして、誰でも使えるようにする」ことが重要だと考えました。
そこで、Notionが扱う「情報」がどのような特徴を持ち、どのように操作をされるのかを整理することにしました。
下記のように、Notionが扱う情報に対するアクションはいくつも考えられますが、「情報を追加する」と「情報を探す」はユーザーが最初に行い、他のアクションに繋がる操作のため、使いやすさに大きく影響する重要なアクションであると考えています。
Notionが扱う情報のアクション
・情報を追加する
・情報を探す
・情報を変更する
・情報を削除する
・情報を共有する
・情報を移動する
・情報を複製する
・情報を復元する, etc.
この2つのアクションを深掘りして、どうすれば「学習の難易度を下げて、簡単に情報を追加でき、欲しい情報を探しやすい状態」になるのかを、考えてみようと思います。
ユーザーが情報を追加するとき、情報がどのようになっているのかを考えてみました。
上記のように情報を追加するときは、必ず何らかの「目的」があるのではないかと考えています。
目的が違えば情報のまとめ方（特徴）にも違いがあることから、Notionの情報を「目的ベース」で追加するフローにすることで、「情報を追加するときの迷い」を減らせるのではないかと考えました。
次にデザイナーが情報を探すときは、どのように検索しているのかを考えてみました。
このように、情報を探すときは、その情報に関するキーワードから探していることがわかります。
そして、欲しい情報に合わせて適切なキーワードが見つかれば良いですが、検索するための手がかりが少なかったり、ドキュメントの表記揺れによって見つけにくい場合があると思います。
そこで、Notionの情報を「カテゴリー」からも探せる設計にすることで、カテゴリーに関連する情報を一覧で見ることができ、検索キーワードがヒットしなくても欲しい情報が見つけやすくなるのではないかと考えました。
上述した内容を踏まえて整理したNotionのHOME画面をご紹介します。
全ての情報をデータベースに溜める運用にし、Notionに詳しくない人でも使える状態になるように整理を進めました。
HOME画面を構成する5つのセクションを説明します。
はじめてデザインチームのNotionを使用する方向けに、「簡単な運用ルール」をまとめているページを配置しています。
全体の情報構造を理解しなくても、情報を探したり追加できるように、「タスクベースの導線」を用意しました。
この導線以外で新しく追加した情報も、3つのデータベースに集まるように設定しているので、全ての情報がデータベース内に溜まっていきます。
データベースの中を辿らなくても、HOME画面から各カテゴリーに関する情報にアクセスできるようになっています。
日々のメンテナンスの手間を減らすために、「Tag」を「Linkded Database」にして、他ページで情報の追加・削除を行うと、全ページで反映されるようにしました。
各メンバーの詳細ページには、メンバーに紐づけられた情報が格納されているので、〇〇さんがまとめたページを探せるようになっています。
タグが設定がされていないページを一覧で表示しており、隔週でメンテナンスを行っています。
簡単に情報を追加でき、欲しい情報を探しやすい状態にするために、「データベースを活用して情報を集約しました。
また、データベースの数が多くなると運用ルールが複雑になるため、必要最低限の「🏷️ Tag」「📖 Knowledge」「🧑💻 MTG」の3つのデータベースで運用することを目指しました。
全ての情報に紐づいている「タグ（カテゴリー）」を管理しているデータベースです。キーワードで探せなかったときに、Tagから探すことができます。
デザイナー全員が知って欲しい情報をストックしているデータベースです。デザインに関する共通リソースのリンク、アセット、ドキュメントなどを探すことができます。
MTGの議事録・メモをストックしているデータベースです。定例MTGの議事録、1on1で話したログなどを探すことができます。
「3つのデータベース」を用いて情報を集約することに加えて、誰でも簡単に情報を探すことができるように、「Tag」を軸にした情報を管理についてご紹介します。
上記の画像のように「Tag」を軸に各データベースをリレーションさせることで、「Tag」内の「デザインシステム」にアクセスすると、デザインシステムに関する「Knowledge」と「MTG」が表示されて、簡単に欲しい情報を探すことができます。
リレーションについて
データベース同士をリレーションさせる具体的なやり方は、NotionのHelpページの記事でご紹介しているので、ご覧ください。 https://www.notion.so/help/relations-and-rollups
他にも「Tag」を軸にして情報を管理を行うメリットがあるので、ご紹介します。
情報管理の手間を減らすために、「Linkded Database」でページごとにviewを変えて表示し、他ページで情報の追加・削除を行うと、全ページで反映されるようにしました。
「🏷️ Tag」「📖 Knowledge」「🧑💻 MTG」の3つのデータベースだけを管理すれば良い状態になります。
自由にページを作成すると、運用ルールが複雑化してしまい、ページを作った当人以外では分からなくなってしまう恐れがあります。
今回の運用ルールでは、データベース内に情報を溜めることを徹底してるので、情報の分散と属人化を防ぐことができます。
ここまで情報設計や、整理後のアウトプットについてご紹介しましたが、最後にどういう流れでNotion整理を進めていったのか、移行作業で気をつけたことなどをご紹介します。
今回、短い期間で移行作業まで進めることができたのは、繰り返し細かいレビューを頂けたことが大きかったなと思います。
今後、チームのNotionをリニューアルする際には、大まかな設計や方針が決まったらプロトタイプを作成して、どんどんブラッシュアップしていくのが、早く完成に近づく方法だなと実感しました。
基本的にはSlackでのレビューをもとに改善していたのですが、完成形に近づいたタイミングで、数人にテストを依頼し、使用感をヒアリングするのはとても効果的でした。
初見ならではの分かりにくさや課題を洗い出すことができ、より使いやすいレイアウトになったと思います。
コピペを行うと、以下の懸念が発生してしまうため、「Move to」で安全に移動させることができます。
新フォーマットに慣れない間でも、古いフォーマットで情報を参照できるように、アーカイブページを作成しました。
今回、色んな方々にご協力をいただき、ブラッシュアップを重ねることで、データベースをコアにして検索や知識の構造的な整理、偶発的な出会いができるような場としてリニューアルできました。
チームでNotionを活用するために、どんな整理にすると良いのかを考えるのは非常に楽しかったです。
そして、プロダクトの制作フローも一通り体験することができ、本プロジェクトでの学びを今後の仕事にも活かしていこうと思います。
1997年兵庫県生まれ。関西学院大学理工学部に在学中、デジタルハリウッド本科UI/UXD専攻に入学。1年間のWスクールを経て、2020年にAID-DCC inc. 入社。Web制作から体験型コンテンツまで様々なプロジェクトに関わる。現在は、PLAID inc. にてデザイナーとして活動中。ユーザー起点のデザインが得意。
デジタル領域のサービスのプロダクトデザインを中心としたデザイン業務を、随時お受けしています。お仕事のご依頼・クリエイティブに関するご相談など、お気軽にお問い合わせ下さい。
通常3日以内にご返信いたします。
